Reuniones, Nemesis de la Productividad y Eficiencia

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Comenzaré diciendo que no soy perfecto en el tema de reuniones, de hecho, hace muy pocos años, era muy propenso a llamar a muchas reuniones en mis empresas; sin embargo, he mejorado y hoy en día si bien continúo sosteniendo reuniones, son cada vez menos en cantidad, conllevan menos tiempo, y son mucho más pequeñas en la cantidad de personas que asisten.

A continuación, algunas estadísticas que harían bien muchos ejecutivos y ejecutivas tomar en cuenta sobre las reuniones.  Un 84% del tiempo las reuniones toman un 30% más tiempo de lo previsto; esto tiene un efecto domino negativo en las actividades diarias de las personas, pues les da menos tiempo para ejecutar sus tareas y responsabilidades, o en el peor de los casos, no les permite ejecutar algunas que sí debieron realizar.  Un 85% de las personas considera que tienen muchas reuniones; esto no es algo nuevo, ni es noticia, lo que si es noticia es que conociendo que la gente detesta las reuniones, seguimos llamando a las mismas a diestra y siniestra. En un 34% de las reuniones se abordan temas que no están relacionados con la reunión; esto deriva en tratar tópicos para los cuales los asistentes por lo general no se encuentran preparados o preparadas, y por consiguiente en una pérdida de tiempo y productividad.  Una de las estadísticas más sorprendentes y por que no decir molesta, es que un 90% de los ejecutivos y las ejecutivas llegan tarde a las reuniones; esto trae como obvia consecuencia una pérdida de tiempo de los y las asistentes a la reunión, además de una pérdida de credibilidad de los ejecutivos.

Sería imposible eliminar todas las reuniones, pues también es bueno admitir que son parte vital del funcionamiento de cualquier empresa u organización.  Sin embargo, es muy importante tomemos en cuenta algunos consejos para disminuir la cantidad de reuniones, e incrementar la productividad en las mismas. 

Cualquier reunión no debería tomar más de 30 minutos. La capacidad de atención de la mayoría de los seres humanos, disminuye en un 70% luego de los primeros 30 minutos de una reunión.  Si tienes que tratar varios temas, es mucho más efectivo tratar aquellos que necesariamente requieren la presencia de los y las asistentes y dejar el resto ya sea para una siguiente reunión.  El intentar tratar muchos temas de un solo saque, no es productivo, menos efectivo.

Más de cuatro personas en una reunión, por lo general resulta en personas que no están participando. Mira a tu alrededor, en cualquier reunión que convoques, no más de cuatro personas participan activamente, lo cual quiere decir que el resto esta allí de adorno y perdiendo su tiempo.  Llama a participar en una reunión a personas que tienes la certeza pueden aportar.

La mayoría de las reuniones convocadas tienen un título, pero no tienen una agenda puntual de temas a tratar.  Es crucial al momento de llamar a una reunión enviar la agenda y adherirse a la misma de manera estricta.  El no hacerlo, por lo general deriva en el tratamiento de temas que no estaban en carpeta y para los cuales los asistentes no se encuentran preparados.

Un gran porcentaje de tiempo de las reuniones se malgasta en revisar lo que se hizo.  Lo que se hizo debería estar en las notas preparatorias o material enviado previo a la reunión.  Las reuniones deben revisar lo que no se hizo, las razones por las cuales no se hizo, y lo que hay que hacer a futuro.  Es lo más frustrante escuchar a alguien contarnos lo que hizo, cuando esa de todas maneras era su responsabilidad. 

Un pecado capital en las reuniones es no asignar a una persona que tome notas de lo tratado, las conclusiones y la lista de acciones a tomar. Al final de cada reunión es importante enumerar verbalmente de manera resumida los resultados y compromisos de la reunión, y por que no, enviar las notas a todos y todas de manera inmediata en un correo electrónico. El conocer de rápidamente el resultado de una reunión, permite a los participantes salir con la satisfacción de haber cumplido un propósito y de no haber perdido su tiempo.

Las reuniones en persona son importantes e indispensables en algunos casos, más no en todos.  Si bien vivimos en ciudades relativamente pequeñas, tomen en cuenta los minutos y las horas que se pierden en el traslado a una reunión, que por lo general es mayor al tiempo de la reunión. Si tenemos la suerte de contar con tecnología, y hoy en día casi todos tenemos esa suerte, utilicemos la tecnología para evitar reuniones en persona. Herramientas como Zoom, Webex, Google Hangouts, o llamadas de Whatsapp tripartitas nos permiten tratar temas de manera más eficaz.

La tecnología, o falta de, en las salas de reuniones por lo general retrasa las reuniones.  Es muy barato equipar tu sala de reuniones con enchufes en la mesa, adaptadores de todo tipo (USB, USB-C, HDMI, VGA), teléfonos con altoparlantes, y cables conectores ya sea al televisor o proyectora.  He tenido la experiencia de visitar empresas con salas de reuniones de lujo, pero que no tienen en la mesa lo necesario para poder conectar algunos tipos de dispositivos para una presentación.

Si tienes que llamar a una reunión impromptu, y suele suceder, es claro que talvez no puedas cumplir todas las reglas de una reunión efectiva, entre otros, definitivamente no habrás podido enviar una agenda previa.  No dejes que dicha reunión tome más de 15 minutos, pues toma en cuenta que los y las asistentes han dejado de seguir su agenda planificada, para estar en la reunión.

Finalmente, toma en cuenta que somos todos mucho más efectivos y efectivas cuando nos concentramos en una tarea, y eso no se puede lograr si estamos constantemente asistiendo a reuniones.  Mantengamos un sano equilibrio y al momento que sientas la tentación de llamar a una reunión, recuerda que afectas no sólo tu tiempo, si no el tiempo de otras personas.

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